Tumbuhnya Kultur Berbagi Pengetahuan di Lembaga Administrasi Negara

Siang itu Agit, staf Pusat Kajian Analis Kebijakan (Pusaka) LAN bingung. Keringat biji jagung menghias pelipisnya. Kurang setengah jam lagi, rapat dadakan akan dimulai, namun ia belum menemukan berkas contoh policy brief yang hendak dibahas. Mencari satu berkas di antara ribuan yang tersimpan di hardisk komputer sama payahnya seperti mencari jarum di tumpukan jerami apabila tidak dikelola dengan baik.

Siang itu Agit, staf Pusat Kajian Analis Kebijakan (Pusaka) LAN bingung. Keringat biji jagung menghias pelipisnya. Kurang setengah jam lagi, rapat dadakan akan dimulai, namun ia belum menemukan berkas contoh policy brief yang hendak dibahas. Mencari satu berkas di antara ribuan yang tersimpan di hardiskkomputer sama payahnya seperti mencari jarum di tumpukan jerami apabila tidak dikelola dengan baik.

Agit akhirnya menemukan “buruannya” di sistem Knowledge Management 8.7 atau Manajemen Pengetahuan 8.7. Ia lantas ingat pernah mengunggah policy brief tersebut di pusaka.lan.go.id. Agit bergegas memberi tahu staf Biro Perencanaan, Hukum, Humas, dan Protokol, bahwa file yang diminta bisa diunduh langsung di laman Pusaka. Tak cuma itu, peserta rapat dapat berbagi notulensi pembahasan rapat di website, sehingga informasi yang sama juga dapat dinikmati unit kerja LAN lainnya.

Bukan hanya policy brief dan petunjuk teknis, namun juga sistem informasi Jabatan Fungsional Analis Kebijakan (JFAK), produk analis kebijakan seperti policy brief dan policy paper, modul pelatihan Calon Analis Kebijakan (CAK), Peraturan Kepala (Perka) LAN, Peraturan Bersama (Perber), notulensi, presentasi, hasil kajian, berita terbaru, hingga surat edaran, kelas jabatan, dan puluhan dokumen lainnya dapat diunduh secara cuma-cuma dan dimanfaatkan oleh kalangan internal LAN dan eksternal.

Inovasi Knowledge Management 8.7

Bayangkan LAN sebagai rangkaian gerbong kereta api. Apa jadinya jika roda kereta tidak mengait sempurna di rel? Jangankan melaju, gerbong kereta pasti goyah karena tidak seimbang dan mudah jatuh. Kereta hanya dapat berjalan baik dan menggerakkan rangkaian gerbong apabila posisi roda dan rel tepat pada kombinasi angka 8.7. Pun demikian dengan filosofi sistem Knowledge Management 8.7 yang diadopsi Pusaka dari kombinasi tersebut. Knowledge Management 8.7 yang digunakan Pusaka digagas menjadi repository atau ‘gudang pengetahuan’ dan media berbagi yang menghubungkan gerbong-gerbong LAN sekaligus menggerakkannya.

Knowledge Management 8.7 tidak hadir melalui sulap. Knowledge Management 8.7 adalah inovasi Pusaka dalam pengelolaan pengetahuan yang bertujuan menciptakan akses bagi stakeholder dalam proses penyusunan kebijakan. Sebuah rangkaian kegiatan guna mengidentifikasi, mengklasifikasi, menjelaskan, mendokumentasikan, dan mendistribusikan pengetahuan untuk diketahui, dipelajari, dan digunakan kembali oleh berbagai pihak. Berbekal dukungan LAN yang memberikan akses server dan IP address, Pusaka mewujudkan sistem Knowledge Management 8.7 dalam bentuk portal online yang dapat diakses semua kalangan kapan dan di mana saja.

Sebagai unit yang baru berdiri pada akhir 2013 dan secara fungsional diamanahi tugas membina JFAK, Pusaka gelisah melihat pengalaman berbagai unit atau instansi pemerintah lain yang kesulitan dalam menginventarisasi data-data yang belum terintegrasi satu pintu. Akibatnya, instansi pemerintah susah untuk mengakses data tersebut.

Analis kebijakan adalah profesi baru yang lahir dari Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi (Permen PAN RB) 45 Nomor 2013 Tentang JFAK dan Angka Kreditnya. Kegelisahan tersebut membawa kesadaran bahwa sebagai institusi pembina analis kebijakan, Pusaka dituntut menyiapkan sebuah sistem pengelolaan pengetahuan agar kelak informasi mengenai analis kebijakan dan produk-produknya dapat lebih mudah diperoleh.

Pada November 2015, Pusaka mulai menggagas pembuatan sistem pengelolaan pengetahuan dengan melibatkan Knowledge Sector Initiative (KSI). Mengingat usia sistem yang masih muda dan keterbatasan sumber daya dalam tahap pengembangannya, maka digunakan prinsip start, small, and test it di mana sistem dibangun secara bertahap dan berkelanjutan. Hingga akhirnya pada Maret 2016, sistem pengelolaan informasi pengetahuan lahir dengan nama Knowledge Management 8.7 dan resmi diluncurkan ke publik. Sistem ini juga yang mengantarkan Pusaka masuk sepuluh besar dalam Kompetisi Inovasi di lingkungan LAN.

“Rumah Online” Analis Kebijakan

Sejak Knowledge Management 8.7 diluncurkan, ada yang berubah dari buku tamu Pusaka. Kepala Bagian Administrasi Pusaka, Al Zuhruf mengenang, sebelumnya tidak sampai sebulan buku tamu pasti sudah penuh tanda tangan tamu dari Kepulauan Riau, Bangka Belitung, dan berbagai daerah lainnya di Indonesia. Saban hari ada saja orang yang menampakkan batang hidungnya di kantor LAN untuk memperoleh informasi tentang JFAK, jadwal pelatihan Calon Analis Kebijakan, hingga kepangkatan.

Tentu bukan biaya sedikit jauh-jauh ke Jakarta hanya untuk keperluan bertanya. Namun beberapa bulan terakhir, frekuensi kedatangan tamu mulai menurun. Pasalnya adalah ternyata pelan-pelan knowledge sharing atau ‘berbagi pengetahuan’ mulai memainkan perannya. Rekan-rekan perwakilan LAN di daerah dapat mengakses informasi JFAK atau sekadar melihat jadwal sosialisasi hanya dengan mengklik websitePusaka. Dengan kata lain terjadinya efisiensi waktu dalam proses alur informasi. Data statistik dalam penggunaan sistem Knowledge Management 8.7 menunjukkan telah diakses oleh 457 orang sejak 10 Junihingga 9 September 2016.

Di internal Pusaka sendiri, pembiasaan berbagi pengetahuan diawali dengan cara yang amat sederhana. Ketika seorang staf baru kembali dari mengikuti pelatihan atau seminar, maka diwajibkan untuknya membagikan informasi yang didapat melalui website dan diskusi bersama.

Portal online Pusaka juga diperuntukkan sebagai “rumah online” Analis Kebijakan. Selain dokumen administratif JFAK dan modul pelatihan Calon Analis Kebijakan yang pembuatannya bekerjasama denganKnowledge Sector Initiative (KSI), di “rumah online” inilah tersimpan produk-produk analis kebijakan. Empat di antaranya yang telah diunggah adalah policy brief dan policy paper yang ditulis Syauqi, analis kebijakan di Kementerian Sosial. Tidak cuma disimpan, modul pelatihan dan policy brief juga menjadi bahan diskusi dan sumber pembelajaran di kalangan analis kebijakan dalam menghasilkan produk sejenis sesuai bidang kepakaran. Hingga kini, beragam dokumen yang tersimpan mencapai akumulasi unduhan sebanyak ratusan kali.

Saat ini Pusaka sedang mengembangkan forum diskusi online sebagai wadah interaksi antaranalis kebijakan maupun sarana komunikasi dengan stakeholder. Untuk sementara, ajang diskusi analis kebijakan menggunakan email dan aplikasi perpesanan Whatsapp.

Cukup menarik menilik cara analis kebijakan berinteraksi saling “mempengaruhi” satu sama lain dalam melakukan tugas-tugas advokasi dan asistensi kebijakan di institusi masing-masing. Anang Raghutama,analis kebijakan di Sekretariat Jenderal Kementerian Komunikasi dan Informatika berbagi kesaksian.

“Sebagai generasi pertama analis kebijakan, karena tak ada senior tempat bertanya, kami jadi saling tanya lewat grup jika menemui kendala atau bingung dalam kerja analisis,” tuturnya.

Berjejaring berbagi input lewat grup percakapan adalah salah satu cara yang dilakukan Pusaka dan analis kebijakan dalam menerapkan prinsip knowledge sharing. Hingga September 2016, tercatat 51 orang analis  kebijakan yang telah dilantik dan tersebar di 16 (enam belas) Kementerian/Lembaga/Pemerintah Daerah (K/L/D), lima di antaranya berasal dari luar Jabodetabek, yang sudah terhubung secara online.

Seolah tidak puas dengan produk analis kebijakan yang sudah ada, Pusaka terus bereksperimen dalam pengembangan profesi analis kebijakan dengan menghelat Case Study Writing atau ‘Penulisan Studi Kasus’ yang bekerjasama dengan Tempo Institute dan didukung oleh Australia Indonesia Partnership for Economic Governance (AIPEG). Dalam pelatihan pada 8 Juni lalu, sebanyak 32 orang dari berbagai jenis profesi, seperti analis kebijakan, peneliti, pejabat struktural, dosen, dan lainnya yang tertarik dan berkecimpung dalam bidang analisis kebijakan publik, berlatih menulis studi kasus menggunakan gaya bahasa populer. Hasilnya adalah delapan produk tulisan yang dalam waktu dekat akan segera tayang di portal Pusaka. Pelatihan ini dapat diibaratkan sebagai arena pemanasan bagi analis kebijakan sebelum menerbitkan produknya dalam narasi yang mudah dicerna.

Kepala Pusaka, Erna Irawati berkeinginan mengubah paradigma masyarakat bahwasan ilmu kebijakan publik tidak melulu harus menggunakan “bahasa tingkat tinggi”. “Tulisan akademik juga dapat “ramah” pembaca, sehingga hasil penelitian dapat menyasar khalayak umum.”

Salah seorang peserta, Syauqi, mengatakan pelatihan tersebut memberikan pengaruh pada dirinya sebagai analis kebijakan di Kementerian Sosial (Kemensos) terkait pentingnya keterampilan menulis dalam mengkomunikasikan hasil penelitian. “

“Di antaranya lebih memahami Case Study Writing yang benar sesuai standar Harvard University. Selain itu, terutama dalam mengimplementasikan kajian kebijakan yang disusun Biro Perencanaan Kemensos, yang dapat diunduh di website Kemensos.”

Arus pertukaran pengetahuan tidak hanya terjadi melalui website dan Whatsapp, namun juga berwujud nyata di media sosial Facebook dan Twitter yang dikelola Pusaka. Optimalisasi penggunaan media sosial dimaksudkan sebagai media promosi kegiatan Pusaka dan edukasi bagi masyarakat  terkait profesi analiskebijakan dan pengelolaannya.

Sejumlah kegiatan Pusaka dapat dipantau publik secara berkala melalui foto-foto yang diunggah, baik diFacebook Komunitas Analis Kebijakan maupun akun Twitter @AnalisKebijakan. Toofik, operator pengelola akun Facebook mengatakan, di kolom komentar beberapa orang kerap bertanya persyaratan perekrutan JFAK dan sosialisasi JFAK. Yang unik dari penggunaan Facebook adalah terhubungnya tidak hanya staf LAN dan analis kebijakan, namun juga praktisi kebijakan, akademisi, masyarakat umum, hingga pemangku kebijakan dalam jejaring pertemanan. Sedangkan di Twitter, walaupun frekuensi update tidak seaktif Facebook, pengguna dapat mengetahui apa saja dokumen terbaru yang telah tersedia di website Pusaka dengan mengklik tautan yang disertakan.

Untuk menguatkan budaya berbagi pengetahuan di kalangan analis kebijakan dan internal LAN, Pusaka memfasilitasi pembentukan Organisasi Profesi Analis Kebijakan yang diperkenalkan pada 9 September 2016, dengan fasilitasi KSI. Peran yang dapat dilakukan oleh organisasi profesi ini salah satunya adalah untuk membina, mengembangkan, dan mengawasi kualitas hasil analis kebijakan serta melindungi kehidupan profesi analis kebijakan. Organisasi ini akan berdiri sendiri dan terpisah, baik dengan Pusaka maupun LAN.

Jangan Pelit Berbagi Pengetahuan

Sederet pencapaian di atas yang terjadi dalam kurun waktu satu tahun terakhir tidak lantas membuat LAN dicap “sudah banyak berubah”. Perubahan yang telah terjadi sejatinya dirasa belum mencapai titik kulminasi karena banyak tujuan inti LAN yang belum tercapai melalui kehadiran unit fungsional Pusaka, yang dari sisi usia masih terbilang balita.

Server yang sering down menunjukkan betapa hambatan sepele dapat mengganjal kemajuan Knowledge Management 8.7. Belum lagi seabrek masalah yang masih menghambat Pusaka terkait kelengkapan PerkaLAN, sosialisasi profesi, tunjangan JFAK yang hingga kini belum terealisasi, dan persoalan klasik seperti keterbatasan anggaran.

Bahkan penerapan knowledge sharing yang ada saat ini masih jauh dari ekspektasi yang dibayangkan. Masih banyak fitur yang perlu ditambahkan untuk menyempurnakan Knowledge Management 8.7, antara lain forum diskusi online dan penambahan koleksi produk-produk Analis Kebijakan. Pembiasaan budaya jangan pelit berbagi pengetahuan juga bukan perkara mudah untuk diterapkan. Ada benteng egosentris dan egosektoral yang harus diruntuhkan menumbuhkan kultur berbagi. Tapi setidaknya dari embrio yang tumbuhmenandakan adanya kesadaran individual di internal LAN dan analis kebijakan akan pentingnya saling berbagi pengetahuan yang akan berdampak pada penguatan kapasitas lembaga dan profesi. Kesadaran LAN mereorganisasi institusinya hingga akhirnya menghasilkan perubahan-perubahan di level bawah tidak lepas dari dukungan pimpinan LAN dan peran serta mitra.

Seperti perubahan yang terjadi pada Agit dan staf Pusaka LAN lainnya. Pada hari-hari setelahnya, pertanyaan bernada: “Udah di-upload (diunggah) belum (berkasnya)?” sudah jarang terdengar. Buah tangan pekerjaan, tanpa perlu dikomando atasan, akan langsung dimasukkan dalam portal, alih-alih hanya teronggok manis di komputer yang sudah barang tentu akan sukar dicari jika terdesak dibutuhkan.

Semacam menjadi refleksi bersama, sekecil apa pun pekerjaan yang dilakukan, apabila hasilnya dibagi kepada orang lain, akan bermetamorfosis menjadi pengetahuan yang bermanfaat untuk sesama.

Erna Irawati

Kepala Pusat Pembinaan Analis Kebijakan Lembaga Administrasi Negara