Membenahi Tata Kelola Kepegawaian Lembaga Riset: Pengalaman SMERU

Agenda besar yang diusung selama proses penyusunan Rencana Strategis 2015-2019 adalah SMERU dituntut untuk berubah ke arah lebih professional dan business-oriented untuk mendukung keberlanjutannya. Hasil rencana strategis tersebut dengan gamblang menyebutkan bahwa SMERU perlu melakukan pembenahan-pembenahan yang akan diwujudkan dalam lima fase, mulai dari 2015 hingga 2019.

(Only available in Bahasa Indonesia)

Maret 2014. Akhirnya berita itu datang juga! Berita yang telah lama kami dengar hanya sebagai kabar angin, ternyata betul adanya. Di tengah laju perkembangan organisasi, SMERU Research Institute mendapat berita mengejutkan dari Knowledge Sector Initiative (KSI) bahwa akan terjadi pengurangan dana inti (core funding) dari Pemerintah Australia. Perubahan peta politik Australia telah merubah agenda dukungan mereka ke Indonesia. Sejak 2010 core funding menopang setidaknya 50% dari total pembiayaan SMERU, jadi“Bagaimana lembaga ini bisa berlanjut kalau kehilangan 50% pendanaannya?” Kalimat itu muncul di benak hampir 60 staf yang bekerja di SMERU saat kabar itu disampaikan oleh Direktur kami, Dr. Asep Suryahadi, di sebuah rapat staf bulanan.

Kabar itulah yang menuntut SMERU berpikir jauh ke depan, tidak hanya tentang program penelitian yang menjadi produk utamanya, tetapi juga bagaimana SMERU dapat mempertahankan keberlanjutan finansial organisasi. Jelas sudah, inilah saatnya untuk lebih mengedepankan efisiensi dan efektivitas di setiap lini pembiayaan organisasi, termasuk pengelolaan sumber daya manusia (SDM). Saat itu pula disadari bahwa walaupun keberlanjutan finansial sangat penting, namun SMERU juga tidak boleh melupakan fokus untuk menjaga aset utama lainnya, yaitu sumber daya manusianya. Itulah tekad bulat manajemen SMERU! Terkait pengelolaan SDM, tim manajemen, dibawah pimpinan Direktur SMERU, menyadari bahwa sekalipun SMERU sudah mempunyai peraturan kepegawaian yang mengatur hal-hal dasar terkait hak dan tanggung jawab staf, namun SMERU belum cukup menempatkan staf sebagai salah satu pilar lembaga yang harus mendapat perhatian lebih banyak dan ditunjang dengan rencana lebih terarah.

Untuk menjawab kekhawatiran atas keberlanjutan SMERU, di penghujung tahun 2014 SMERU menggelar Rapat Strategis Tahunan khusus membahas rencana jangka panjang organisasi selama lima tahun ke depan. KSI mendukung penuh kegiatan perencanaan 5 tahunan ini. SMERU menyeleksi tiga calon konsultan dan akhirnya memilih Tjitra Consulting untuk membantu penyusunan Rencana Strategis 2015-2019. Diketuai oleh Dr. Hora Tjitra, seorang akademisi dan praktisi konsultan manajemen di tingkat nasional dan internasional, rekam jejak konsultan independen ini dinilai sesuai dengan kebutuhan SMERU.

Agenda besar yang diusung selama proses penyusunan Rencana Strategis 2015-2019 adalah SMERU dituntut untuk berubah ke arah lebih professional dan business-oriented untuk mendukung keberlanjutannya. Hasil rencana strategis tersebut dengan gamblang menyebutkan bahwa SMERU perlu melakukan pembenahan-pembenahan yang akan diwujudkan dalam lima fase, mulai dari 2015 hingga 2019.

Sebagai pelaksanaannya, pada tahap awal SMERU memfokuskan diri pada pembangunan organisasi, termasuk di antaranya perbaikan sistem dan strategi SDM. Dari segi manajemen proses kerja SMERU sebetulnya sudah memiliki Prosedur Operasi Standar (Standard Operating Procedure atau SOP) Kepegawaian, namun masih perlu disesuaikan dengan kebutuhan organisasi saat ini dan perlu dipahami oleh seluruh staf. Selain itu, analisis terhadap kondisi SDM juga menunjukkan bahwa SMERU jarang melakukan sosialisasi dan peninjauan ulang ‘dokumen hidup’ ini secara berkala. SMERU juga terpacu untuk meningkatkan kemampuan staf dengan melakukan investasi dalam bentuk pelatihan yang lebih sistematis dan terstruktur untuk menunjang produktivitas organisasi. Sistem rekrutmen pun dibenahi, disamping melakukan evaluasi pelaksanaan kegiatan pembelajaran dan pengembangan sebagai bagian dari upaya pengembangan kapasitas staf. Namun, tidak dipungkiri bahwa SMERU masih perlu mendefinisikan kompetensi yang harus dimiliki staf pada setiap jenjang jabatan serta menentukan pengembangan SDM sesuai dengan kebutuhan individu agar dapat mencapai kompetensi yang diharapkan.

Kesadaran untuk memperbaiki pembangunan SDM SMERU semakin mendesak ketika pada bulan September 2015 salah seorang peneliti senior, Dr.Syaikhu Usman, memasuki masa pensiun. Ini merupakan kasus pensiun pertama yang harus ditangani SMERU. SMERU belum mempunyai preseden atau contoh tentang staf yang akan pensiun. Bagaimana mengkapitalisasikan pengetahuan dan kepakaran Pak Syaikhu? Bagaimana mentransfer akumulasi pengetahuan yang dimiliki peneliti sekaliber beliau kepada peneliti generasi muda SMERU? Hal-hal tersebut belum pernah terpikirkan oleh manajemen. Lebih lanjut, diketahui juga bahwa tingkat turnover atau pergantian karyawan SMERU cukup tinggi. Di tahun 2014-2015 sendiri, setidaknya 15 orang mengundurkan diri, baik untuk meneruskan jenjang pendidikan ataupun alasan lain.

Manajemen SMERU tersadar bahwa selama ini organisasi telah disibukkan dengan proyek penelitian dan pencarian sumber pendanaan baru demi keberlangsungan organisasi tanpa benar-benar memperhatikan hal-hal yang menyangkut staf mulai dari sistem perekrutan, pengembangan, pemberian insentif dan disinsentif, pemberhentian, hingga pengaturan pensiun.

Melihat betapa pentingnya perbaikan sistem SDM, maka pada akhir tahun 2015 dengan dukungan dana dari KSI, SMERU melakukan seleksi konsultan bidang SDM yang dapat membantu mengembangkan strategi SDM SMERU. Melalui proses seleksi, PT. Bina Sarana Manusatama (BSM) terpilih karena dinilai dapat menawarkan solusi jitu, yaitu sebuah strategi SDM yang komprehensif yang dapat mendukung lembaga untuk menjadi professional dan business-oriented, sesuai dengan agenda utama Rencana Strategis 2015-2019. Dalam proses penyusunan Strategi SDM, SMERU juga mendapat manfaat dari hadirnya Staf Pengembangan Bisnis dari Australian Volunteers International (AVI) yang membantu memperjelas berbagai aspek SDM dalam proses pengembangan organisasi.

Menjadi lebih profesional seperti layaknya pebisnis berarti merubah praktik dan budaya organisasi yang ada selama ini. Saat wacana menggunakan timesheet atau absen dilontarkan untuk memantau produktifitas staf, wacana ini disambut dingin dengan dalih asas kekeluargaan yang selama ini telah terbentuk akan terganggu. Memang, di satu sisi asas kekeluargaan telah membentuk rasa memiliki SMERU yang kuat, namun di sisi lain hal ini menyebabkan keengganan melakukan teguran atas kinerja buruk staff secara lugas. Lebih jauh lagi hal-hal yang tidak efektif menjadi bisa diterima. Budaya organisasi seperti ini harus segera dirubah.

Penggunaan sistem timesheet secara online ini merupakan terobosan bagi SMERU untuk menjadi sebuah organisasi yang profesional. Pengembangan timesheet diharapkan dapat membantu SMERU untuk memantau kinerja staf dan secara tepat dapat menetapkan pembiayaan SDM terhadap suatu proyek penelitian. Dengan demikian secara tidak langsung mendukung pencapaian keberlanjutan finansial lembaga. Rachma Nurbani, salah seorang peneliti senior SMERU mengatakan, “Laporan aktual (atas waktu kerja) menurutku bisa melihat apakah kita underutilized atau overutilized pada waktu-waktu tertentu. Secara nggak langsung juga membantu menghitung cost lembaga, kan?

Penyusunan Strategi SDM saat ini sudah selesai dan dalam tahap pelaksanaan. Misalnya, saat ini SMERU sedang dalam proses memperbaiki dan meninjau kembali SOP Kepegawaian, dan akan difinalisasi pada bulan Desember 2016. SMERU juga sedang memperbaiki formulir evaluasi dan mekanisme evaluasi staf. Selama ini staf dievaluasi dengan sistem penilaian 360 derajat, yakni oleh atasan dan rekan kerja, baik dalam satu divisi maupun divisi lain. Sistem evaluasi ini akan dirubah, yakni staf akan dinilai oleh atasannya langsung yang memahami lingkup tugas dan beban kerja stafnya melalui diskusi dan tatap muka langsung. Dengan sistem penilaian baru ini, staf mendapat kesempatan lebih banyak untuk membahas dan mendapat masukan terkait kinerja dan pengembangan kapasitasnya.

Selain itu SMERU sedang mengevaluasi sistem penghargaan bagi staf. Selama ini bonus tahunan diberikan secara merata kepada seluruh staf tanpa memandang kualitas kinerja individu. Kedepannya SMERU akan mempertimbangkan skema bonus tahunan berdasarkan kinerja individu, sehingga diharapkan akan muncul persaingan sehat yang memotivasi staf untuk meningkatkan produktivitas dan kinerjanya, dan pada akhirnya meningkatkan profesionalisme dan kualitas keluaran SMERU. 

Juga berdasarkan Strategi SDM, SMERU telah melakukan penyesuaian jabatan dan jenjang karir terhadap 13 staf, baik di tingkat manajemen, peneliti, maupun non peneliti. Keputusan  Direktur mengenai penjenjangan peneliti dan non peneliti terbukti telah memberi kesempatan bagi yang bersangkutan untuk menunjukkan kinerja lebih baik dengan diberikannya tanggung jawab yang lebih tinggi.  Di tingkat manajemen, telah diangkat seorang Koordinator Penelitian yang berada dibawah Wakil Direktur bidang Penelitian dan Penjangkauan. Koordinator Penelitian ini bertanggung jawab untuk memantau semua tahapan persiapan dan pelaksanaan penelitian, memastikan diterapkannya sistem penjaminan mutu penelitian, penulisan dan penyelesaian laporan, publikasi dan diseminasinya, hingga ketepatan dalam memenuhi tenggat waktu penyerahan laporan.

Manfaat adanya Koordinator Penelitan telah dapat dirasakan. Beliau telah membantu Wakil Direktur bidang Penelitian dan Penjangkauan memonitor penelitian-penelitian SMERU. Laporan Koordinator Penelitian yang disampaikan pada setiap rapat staf bulanan sangat membantu Tim Manajemen, staff peneliti dan staff pendukung untuk melihat secara menyeluruh semua kegiatan dan tahapan-tahapan setiap kegiatan penelitian SMERU. 

Dari sisi pengembangan kapasitas, saat ini setiap bulan telah rutin terjadwal seminar internal yang bersifat publik maupun terbatas pada staf SMERU. Acara ini menjadi ajang diskusi, pembelajaran dan mentoringbagi seluruh staf dalam upaya mengakumulasi pengetahuan institusional serta mengurangi kesenjangan pengetahuan dan pengalaman lapangan antara peneliti lebih senior, peneliti lebih muda, dan mereka yang baru bergabung dengan SMERU. Lebih lanjut SMERU juga mengadakan pelatihan tematik bagi peneliti/non peneliti sesuai kebutuhan.

Kami sadar bahwa perubahan dalam bentuk apapun di suatu organisasi tidak dapat terjadi dalam waktu singkat. Diperlukan komitmen, sumber daya dana, perubahan pola pikir dan budaya kerja tidak hanya pada tataran manajemen tetapi juga dari seluruh staf yang terlibat. SMERU akan terus berupaya untuk melaksanakan Rencana Strategis Lima Tahunannya sesuai dengan fase dan jadwal yang telah disepakati bersama.

Manajemen yang transparan dan akuntabel, kekuatan SDM, keberlanjutan finansial, dan rasa memiliki organisasi yang kuat adalah pilar-pilar utama SMERU untuk dapat terus-menerus memproduksi pengetahuan dan mengakumulasi pengetahuan institusionalnya. Kami percaya bahwa dengan memperhatikan pilar-pilar tersebut, pada akhirnya akan mengalirkan pendanaan proyek-proyek penelitian seiring dengan meningkatnya kepercayaan publik dan pemangku kebijakan terhadap kinerja SMERU Research Institute.

Hesti Marsono

Wakil Direktur Bidang Keuangan dan Program, SMERU Research Institute